EDITORNEWS.ID - Sistem absensi online saat ini menjadi kebutuhan utama bagi sebagian besar instansi atau Perusahaan dalam membantu mengelola manajemen kehadiran karyawan. Kehadiran karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam perusahaan, maka untuk itu diperlukan sebuah Aplikasi sistem absensi untuk melaporkan atau mendata kehadiran para karyawan. Dengan adanya Aplikasi tersebut dianggap lebih efektif, hal ini dikarenakan aplikasi sistem absensi menggunakan fitur pendataan karyawan berbasis online dengan menggunakan mobile pribadi masing-masing. Sehingga memudahkan Karyawan untuk melakukan absensi kapan pun dan di mana pun tanpa perlu repot datang ke kantor.
Hal tersebut dianggap lebih efisien dibandingkan Absensi dengan menggunakan mesin fingerprint yang terkadang memiliki kendala dalam hal ketidakpraktisannya, yakni mengharuskan melakukan absensi ditempat mesin fingerprint berada. Dikatakan lebih efisien karena telah terbukti biaya investasi mesin finger print berat bagi beberapa perusahaan, maka pemilihan Sistem absensi online menjadi solusi bagi Perusahaan. Lantas Apa saja keunggulan dan cara kerja mesin aplikasi? Yuk, simak penjelasan berikut!
Peran Penting Adanya Aplikasi sebagai Sistem Absensi
- Sebagai Alat Perhitungan Gaji Karyawan
- Sebagai Alat Perekam Kehadiran Karyawan
- Sebagai Alat Pertimbangan Izin Cuti Karyawan
Mengenal Alasan Harus Beralih ke Sistem absensi online
- Keakuratan dan Kecepatan Data
Dengan melalui penggunaan Sistem absensi online berbasis Online ini data absensi atau kehadiran baik jam, tanggal atau hari tertentu dapat diakses tanpa adanya perubahan. Hal ini terjadi karena terdapat sistem kunci yang terdapat pada setiap harinya. Dengan hal inilah apabila sang pimpinan berniat untuk melihat data kehadiran karyawan dihari itu. Tak hanya itu baik pimpinan maupun karyawan juga dapat mengaksesnya di waktu itu juga tanpa harus menunggu jam kerja kantor selesai.
Baca Juga: Dukung Pelaku Usaha Lokal Ciptakan Bisnis yang Tangguh, Shopee Hadirkan Kampanye 11.11 Big Sale
Selain itu, dalam Sistem absensi online ini juga dapat mengakses data mengenai karyawan yang izin cuti, sakit, maupun karyawan yang tidak masuk tanpa adanya keterangan. Hal ini berlaku dikarenakan setiap karyawan pun dapat mengajukan izin atau cuti yang bersifat mendadak, seperti ketika kecelakaan atau sakit melalui aplikasi yang satu ini. Dengan begitu, informasi izin,sakit ataupun cuti tersebut dapat diketahui oleh perusahaan pada saat itu juga.
- Hanya Bermodalkan Smartphone dan Jaringan Internet
Alasan Selanjutnya Anda harus beralih dari absensi manual ke Sistem absensi online adalah hanya dengan bermodalkan smartphone pribadi Anda dan jaringan internet yang memadai. Hal ini dikarenakan Aplikasi tersebut akan dimiliki setiap karyawan pada smartphone pribadi masing-masing maka perusahaan hanya bermodalkan wifi atau jaringan internet saja.
Dengan Sistem absensi online ini yang hanya bermodalkan koneksi internet, baik tim HR maupun karyawan dapat mengakses aplikasi ini di mana saja dan kapan saja. Anda juga dapat membuka laporan tentang kehadiran kapan saja ketika pimpinan perusahaan membutuhkannya dan untuk fasilitas Wifi sebenarnya telah disediakan hampir di semua perusahaan.
- Analisa Kinerja Karyawan
Apabila Anda menggunakan Sistem absensi online pastinya datanya juga akan terbilang akurat, maka dari itu, Anda akan semakin mudah memonitor kinerja karyawan anda. Tentu saja hal itu juga akan memudahkan Anda saat ingin melakukan proses evaluasi kerja.
Baca Juga: Begini Cara Cek BI Checking atau SLIK OJK untuk Lihat Catatan Kredit Tanpa Aplikasi
Data absensi yang telah direkam secara lengkap dengan waktu kehadirannya dapat direkap langsung tanpa harus menunggu. Jadi, evaluasi kinerja karyawan dapat dilakukan melalui analisis pola-pola kehadiran karyawan yang dapat dihubungkan dengan kondisi dan juga situasi alam sosial yang sedang terjadi.
- Mengurangi Biaya Operasional Mesin Fingerprint
Dalam perusahaan yang memiliki jumlah karyawan banyak tentunya memerlukan lebih dari satu titik guna meletakkan mesin fingerprint. Belum lagi apabila terjadi penumpukan kehadiran karyawan pada pintu masuk perusahaan, hal ini tentunya menyebabkan biaya pengeluaran membludak. Apalagi belum lagi biaya operasional perawatan mesin. Maka dari itu penggunaan sistem absensi online dapat meminimalisir hal tersebut.
- Mengurangi Potensi Kecurangan Data
Sistem absensi online memiliki data secara real-time yang artinya apabila saat karyawan melakukan absensi kehadiran pada menit ataupun detik itu juga akan terekam oleh aplikasi tersebut. Potensi kecurangan lainnya yang dapat dilakukan karyawan yaitu titip absen. Untuk mengatasi masalah ini maka Sistem absensi online berbasis online ini telah menyediakan akun dan kata sandi yang berbeda untuk masing-masing karyawan. Sehingga tidak akan mungkin bila akun pribadi masing-masing karyawan dipakai atau diisikan oleh karyawan lain.
Baca Juga: Tips Hadapi Resesi 2023 Di Depan Mata, Yang Belum Kaya Wajib Tahu
Selain itu sesuai dengan kemajuan zaman teknologi kini terdapat Sistem absensi online yang menggunakan sistem geotagging. Apa itu sistem geotagging? Sistem geotagging adalah sistem yang mampu merekam data seperti pengambilan foto, jam, titik lokasi dan lainnya. Dengan adanya hal ini karyawan tidak dapat memanipulasi data dengan mudah. Hal tersebut efektif untuk meminimalisir kecurangan data absensi kehadiran yang dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab.
Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Menggunakan Aplikasi
- Layanan Internet yang Memadai.
- Sistem Kebijakan Perusahaan yang Mendukung.
- Menyediakan Akun Khusus Perusahaan.
- Melakukan Sosialisasi Kebijakan kepada Karyawan.
- Menyiapkan Dana untuk Implementasi.
Fitur yang Terdapat Sistem absensi online
- Fitur Absensi Dilengkapi dengan Time Tracker
Salah satu fitur yang terdapat system absensi online adalah fitur absensi yang dilengkapi dengan time tracker. Dengan adanya time tracker membuat absensi karyawan akan tercatat dengan baik dalam aplikasi tersebut dapat terinput dengan baik pada bagian manajemen sistem absensi online.
Sebenarnya apa sih manfaat dari time tracker tersebut? Fungsi dari time tracker ini membuat data terlacak bagaimana ketertiban dan ketepatan waktu absensi dalam kurun waktu tertentu. Jadi, apabila karyawan datang di waktu awal ataupun pada waktu yang mepet dengan jam masuk kerja atau bahkan terlambat, semua hal itu akan terbaca oleh sistem absensi online tersebut.
- Fitur Pengajuan Izin dan Cuti
Jika pada umumnya ketika menggunakan absensi manual atau konvensional jika ingin mengajukan izin dan cuti masih menggunakan cara kuno, hal ini berbeda jika Anda menggunakan sistem absensi online. Hal ini dikarenakan pada aplikasi tersedia juga fitur Pengajuan izin dan cuti yang dapat dilakukan dengan mudah dan praktis.
Baca Juga: Twitter SBY Berkicau, Cuitannya Singgung Resesi Ekonomi Dunia
Dari sistem absensi online inilah, HRD akan mengetahui bahwa karyawan telah mengajukan cuti untuk kemudian sang HRD akan memberikan konfirmasi disetujui atau ditolak. Jadi, dengan hal ini akan lebih efisien, jika ingin meminta cuti tidak perlu bertatap muka ataupun menulis cuti pada selembar kertas. Apalagi saat di tengah era WFH, karyawan dapat mengajukan cuti hanya dari rumah dengan menggunakan sistem absensi online ini.
Fitur yang tak kalah menarik dari sistem absensi online yang memudahkan karyawan adalah fitur izin yang membantu karyawan jika sedang ada halangan atau kepentingan mendadak. Karyawan tidak perlu izin menggunakan aplikasi perpesanan pribadi, karena dalam aplikasi ini dilengkapi dengan fitur izin yang mudah dilakukan secara online.
- Fitur Slip Gaji
Fitur yang selanjutnya yang telah disediakan oleh Sistem absensi online adalah fitur slip gaji, sehingga memudahkan karyawan untuk dapat mengakses slip gaji mereka secara digital. Slip gaji digital ini tak hanya memudahkan karyawan tetapi juga memudahkan HRD untuk menyampaikan rincian gaji para karyawannya. Sehingga, tidak perlu kertas untuk mencetak rincian gaji dan tidak perlu mendistribusikan satu persatu slip gaji, dengan aplikasi slip gaji dapat diberikan dengan mudah.
Pemberian slip gaji secara digital ini juga menguntungkan para karyawan karena mereka dapat melihat slip gaji mereka tanpa khawatir akan hilang, bahkan slip gaji digital ini dapat disimpan dan diakses kapan pun.
- Fitur Absensi Keseharian Perjalanan Dinas
Menggunakan Sistem absensi online ini dapat digunakan untuk segala absensi karena sangat fleksibel. Aplikasi ini dapat diatur untuk absensi harian, absensi lembur maupun absensi untuk perjalanan dinas. Karena pada aplikasi ini juga telah menyediakan fitur Tracking lokasi dan Fitur GPS. Tracking lokasi adalah satu kebutuhan yang digunakan untuk memantau karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas.
Menggunakan fitur tracking lokasi ini untuk karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas terbukti telah memberikan kemudahan kepada pihak HRD untuk memantau perjalanan atau aktifitas karyawan selama perjalanan dinas secara real-time. Selain itu, fitur GPS juga tak kalah menarik, dengan adanya fitur GPS tersebut HRD dapat memantau lokasi karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas. Hal ini juga meminimalisir kecurangan apabila ada karyawan yang dengan seenaknya mengisi absensi kehadiran di sembarang tempat.
Tips Memilih Aplikasi
- Pilihlah Sesuai Kebutuhan Perusahaan.
- Perhatikan Jumlah Karyawan yang ada dalam Perusahaan.
- Perhatikan Fitur dan Layanan yang diberikan pada Aplikasi tersebut.
- Sesuaikan Harga Aplikasi dengan Anggaran yang dimiliki.
Kesimpulan
Sistem absensi online berbasis online merupakan sistem terobosan terbaru dalam sistem pendataan absensi karyawan. Metode tersebut merupakan sistem absen yang dinilai telah memberikan hasil yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem absen manual. Hal ini terbukti dapat dilihat dari hasil output yang dihasilkan.
Selain dapat menekan biaya pengeluaran aplikasi online ini juga membantu kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga penggajian karyawan. Tak hanya itu hal ini juga memberikan kemudahan bagi karyawan yang memiliki sistem kerja remote working, mereka bisa dengan mudah melaporkan dan mempertanggungjawabkan kehadirannya tanpa perlu repot datang ke kantor, mereka bisa melakukan absensi kapanpun dan dimanapun.
Baca Juga: Pertanian Yang Harusnya Jadi Tumpuan Bangsa Malah Disebut Terabaikan
Oleh karena itu Hr dapat menggunakan Sistem absensi online Talenta yang memiliki banyak keuntungan yang dapat hr peroleh seperti dapat melihat data absensi dan report karyawan, dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin, dapat men-download data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya serta dapat melihat statistik harian karyawan.Selain itu fitur-fitur yang disediakan dalam aplikasi online Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Seperti Fitur payroll yang dapat membantu perusahaan menghitung payroll karyawan setiap bulannya, Fitur Manajemen Waktu yang membantu perusahaan dengan mudah melakukan proses cuti dan lembur untuk karyawan, Fitur absensi mobile yang memudahkan karyawan dapat absensi kapan dan dimana saja, serta fitur database karyawan yang membantu perusahaan dalam proses pengelolaan data karyawan.
Dengan adanya aplikasi Talenta ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi yang dapat mudah diakses kapanpun dan dimanapun tanpa harus datang ke kantor. Dengan Mekari Talenta, semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya yang hanya dilakukan secara manual. Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di https://mekari.com.Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta sekarang juga!
Sekian penjelasan mengenai pentingnya Sistem absensi online untuk mengatur segala aktivitas dalam perusahaan. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan pengetahuan Anda seputar dunia perusahaan, Sekian terima kasih.***