Network
Karena percuma memberikan lisensi di komputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.
- Susun Job description
Menyusun Job description adalah salah satu cara mengkhususkan pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (overlapping) sehingga memudahkan trainer aplikasi akuntansi untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.
- Susun SOP (Standard operasional prosedur)
Susun standar operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operating procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan.
Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.
- Identifikasi hak akses
Lakukan identifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi aplikasi akuntansi selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminimalisir.
- Preparing data sebelum aplikasi akuntansi diinstal di komputer
Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copy paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah.
Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar di masa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.
- Instal program aplikasi jurnal di komputer
Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer aplikasi akuntansi sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software. Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.
